Le magazine virtuel du Groupe Sani Marc

Repenser la planification de nos réunions

La semaine dernière, j’ai assisté à une réunion dans un de nos bureaux. Parmi les participants à la réunion il y avait, entre autres, un fournisseur qui venait de l’Atlanta, deux représentants de fournisseurs, six collègues d’une autre de nos succursales, et la soussignée qui habite à 50 kms du lieu de la rencontre. La rencontre était très intéressante et des informations concernant nos sociétés, nos produits et des applications ont été échangées. Mais avons-nous utilisé la meilleure méthode pour partager cette information?

Tout d’abord, considérons l’impact environnemental de la réunion:
Les émissions générées pour le transport du fournisseur d’Atlanta représentent environ 0,62 tonne de carbone ;

Les émissions générées pour le déplacement de six collègues représentent environ 0,25 tonne de carbone ;
Les émissions générées pour le déplacement des représentants et le mien en voiture est environ 0,05 tonne de carbone pour chaque personne.
Au total, pour les déplacements pour cette réunion, le bilan carbone s’élève à environ une tonne.

Si nous avions connu l’importance de l’empreinte carbone créée par cette réunion à l’avance, aurions-nous choisi une rencontre traditionnelle? L’autre question, quelle information doit être présentée pour changer notre comportement dans une telle situation?

Le changement de comportement en ce qui a trait aux réunions a généralement des répercussions positives tant sur l’environnement que sur la gestion du temps. En ne me déplaçant pas, j’aurais réduit mon empreinte carbone de 0,05 tonne et gagné deux heures de travail productif. Quand on regarde l’impact possible sur une base annuelle, en évitant ce type de réunion une fois par semaine pendant 48 semaines, je pourrais réduire mon empreinte carbone de 2,4 tonnes et ajouter 96 heures de travail productif à mon horaire. Ce genre de calcul va plaire autant à l’écologiste qu’au comptable dans n’importe quelle organisation!

Je ne préconise pas que nous devrions abolir les réunions traditionnelles. Les gens sont ce qui rend une compagnie intéressante et les communications en face-à-face permettent de créer des liens et des affinités qui sont nécessaires pour créer des relations d’affaires efficaces. Cependant, nous devons repenser la façon dont nous planifions nos réunions et trouver des moyens afin d’utiliser la technologie pour aider à les rendre plus efficaces et réduire notre impact sur l’environnement. De nombreuses réunions sont planifiées par habitude plutôt que par nécessité. Ceux et celles qui y participent sont généralement des gens qui ne sont que partiellement intéressés par l’ordre du jour ou qui ne sont pas impliqués directement dans le projet. Vous pouvez habituellement reconnaître les membres inactifs – les dénommés qui répondent à leurs courriels pendant les débats.

La prochaine fois que vous devez convoquer une réunion posez-vous les questions suivantes :

  1. Est-il nécessaire d’avoir une rencontre traditionnelle ? Un appel téléphonique ou un courriel pour transférer l’information serait-il suffisant?
  2. Est-ce que toutes les personnes sur la liste devraient être présentes? Ont-elles vraiment besoin d’être là?
  3. Avant que quelqu’un monte dans une voiture, prenne le train ou l’avion pour assister à la réunion, demandez-vous si la rencontre pourrait se faire par appel conférence, WebEx, ou une autre application du genre?

En connaissant les conséquences de nos actions nous pourrons modifier notre comportement. Beaucoup de réunions seraient combinées, changées, ou planifiées d’une autre façon, si le calcul de l’empreinte écologique était transmis avec la convocation.

La prochaine fois que quelqu’un vous demande de prendre l’avion pour assister à une réunion n’ayez pas peur de remettre en question la nécessité de créer une telle empreinte carbone. Et lorsque la technologie peut remplacer les déplacements en avion, remercions la personne qui a choisi d’utiliser la technologie pour faire passer le message. Ce geste permettra de valider qu’elle a prise la bonne décision!

Ajouter un commentaire

*SVP remplir tous les champs correctement